Составляем график отпусков на следующий год

Конец года в большинстве компаний традиционно подходит для составления графиков отпусков на следующий год. Как это сделать быстро, организованно и без ущерба для работы?

Когда речь заходит о графике отпусков, рядовые сотрудники нередко говорят, что еще не определились с датой отпуска, стремятся не фиксировать даты, тянут до последнего. Руководители говорят, что они слишком заняты и им некогда заниматься формальностями. А когда все же удается собрать пожелания, нередко оказывается, что все хотят брать отпуска весной и летом. Но это невозможно – производство встанет. Как же все организовать, чтобы избежать сложностей?

Издайте приказ за подписью генерального директора.

В приказе пропишите, что все руководители подразделений обязаны предоставить в службу персонала график отпусков сотрудников на следующий год. Укажите также срок, до которого это надо сделать. Отсканируйте приказ и в электронном виде разошлите всем руководителям. Руководители в ответном письме присылают подтверждение, что они ознакомились с содержанием приказа. Подчеркните: руководители предоставляют график с подписями сотрудников. Это послужит подтверждением, что последние согласны с датами отдыха, которые указаны в документе. Обозначьте и то, какой может быть продолжительность отпуска, если в компании не предоставляют его сразу целиком.

Пример из практики. HR-служба составила текст приказа о подготовке графика отпусков на следующий год. Руководитель компании подписал его. В приказе указано, что отпуск можно брать частями. Одна из них, как и предусмотрено трудовым законодательством, должна быть две недели. Остаток отпуска можно разбить по неделям. Причем последнюю из них разрешено разделить еще и на части по два-три дня. Так может получиться еще три маленьких периода отпуска. Руководствуясь этим предписанием, управленцы составили график.

Получив изданный приказ, руководители подразделений будут действовать более оперативно. Скорее всего они не станут тянуть с составлением графика и сдадут его в срок.

Заключите допсоглашения о том, что отпуск предоставляется по частям

Такое соглашение к трудовому договору нужно заключить с каждым сотрудником (ст. 125 ТК РФ). Причем до того, как руководители подразделений начнут планировать отпуска. На этом настаивают обычно трудовые инспекторы. Не имеет значения, если фраза, что время отдыха сотрудников в компании дробится на части, есть, скажем, в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или другом локальном акте компании. В любом случае, каждый раз, когда придет время составления графика, нужно договариваться с работниками о делении их времени отдыха по частям.

Сделайте форму графика и разошлите руководителям

Тогда у них не возникнет вопроса, в какой форме нужно составить и предоставить график отпусков в HR-службу. Нужно указать строки для фамилий, имен и отчеств работников, а также столбцы для месяцев и дат отпуска. Также стоит предусмотреть, где указывать названия подразделений. Форма графика может идти приложением к приказу или отдельным документом.

Решите, вносить ли в график неиспользованные отпуска за прошлый год

Можно вносить и не вносить. Все зависит, по большому счету, от желания службы по персоналу, каким образом в следующем году предоставлять отпуска, оставшиеся у сотрудников от прошлого года. Если строго в заранее обозначенное время, то вносите в график – указывайте сроки, в которые сотрудник отгуляет остатки отпуска. Плюс в том, что вы и руководитель подразделения будете видеть, сколько дней отдыха и когда нужно предоставить сотруднику, чтобы не осталось долгов. Если же вы не настроены заранее планировать, когда сотрудники отгуляют отпуска за предыдущий год, то и не делайте этого – не вносите остатки дней отдыха в график. Предоставляйте их отдельно, по договоренности с работником. Такой подход не противоречит законодательству. Пропишите в приказе генерального директора и в ПВТР, как поступать с неиспользованными отпусками, когда составляете график на следующий год.

Рекомендация. Мотивируйте сотрудников брать отпуск не в летний период – поощряйте за это. Например, предоставляйте работникам, которые готовы пойти в отпуск зимой или осенью, 1-2 дополнительных оплачиваемых дня отпуска. Чтобы не возникло проблем с налогообложением таких выплат, пропишите в коллективном и трудовом договорах, что тем, кто идет в отпуск не в пиковый сезон, предоставляются дополнительные оплачиваемые дни отпуска. Можете предусмотреть другие бонусы. Например, компания компенсирует таким сотрудникам стоимость курсов английского или повышения квалификации либо организует поход в ресторан или театр на двоих. Только установите максимальную компенсацию отпускникам за обучение или досуг.

Установите ограничение на отпуск в летний период

Все хотят отдохнуть именно летом. Поэтому укажите в приказе генерального директора и в ПВТР, что летом сотрудник может взять отпуск только один раз и не более чем на две недели. Либо укажите невозможность ходить одному сотруднику в летний отпуск два года подряд. Кроме того, установите, что одновременно не могут уходить 40% сотрудников отдела. Иначе возникнет угроза для деятельности компании. Работники, которые могут заменять друг друга, также не могут уйти в отпуск одновременно.

В первую очередь предоставляйте право выбора «льготным» категориям работников, например работникам с детьми

Ведь летом у детей каникулы, и сотрудники хотят отдохнуть вместе с ними, всей семьей. Кроме того, есть категории персонала, которым Вы обязаны предоставить оплачиваемый отпуск в то время, когда они пожелают. Например, родителю (опекуну, попечителю) ребенка до 18 лет, если его надо сопроводить для поступления в образовательное учреждение, расположенное в другой местности (ст. 322 ТК РФ). Или сотруднику, у которого жена находится в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ). Либо работнице перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, а также после отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). Выявите такие категории персонала и предоставьте им право выбрать, когда они будут отдыхать.

Просите сотрудников идти в отпуск, когда нагрузка в работе снижается

Есть месяцы, когда деятельность компании наименее интенсивна. В этот период и рекомендуйте руководителям подразделений отправлять как можно больше сотрудников в отпуск. Тогда отсутствие сотрудников на работе будет наименее чувствительным для деятельности компании и для тех, кто в отпуск не пошел.

Пример из практики. На швейной фабрике в июле проводят профилактику оборудования. На две недели все станки останавливают, оценивают их состояние, при необходимости ремонтируют и обновляют. В это время работы в цехах нет, и HR-служба по согласованию с руководителями отделов отправляет сотрудниц в отпуск. Их это только радует. Когда составляют график отпусков, сразу указывают, когда в следующем году будет профилактика и когда работницы пойдут отдыхать.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *